Bartuğ Sevindik
Modern iş dünyasında, iş süreçlerini etkin bir şekilde yönetebilmek ve verimliliği artırmak büyük önem taşımaktadır. Bu bağlamda, RIVER, kullanıcıların iş süreçlerini daha etkili bir şekilde yönetmelerine yardımcı olan bir dizi özelliğe sahiptir. Bu yazımızda, RIVER’ın sunduğu özelliklerden biri olan Döküman Yönetim Sistemi üzerine odaklanacağız.
RIVER’ın Döküman Yönetim Sistemi (DMS), kullanıcıların çeşitli yöntemlerle dosyalarını yüklemelerini, yönetmelerini ve paylaşmalarını sağlamaktadır. Bu sistemin temel özelliklerinden biri parçalı indirme ve yükleme işlemleridir. Bu sayede, büyük dosyaların hızlı bir şekilde yüklenmesi ve indirilmesi mümkündür. Ayrıca, kullanıcılar dosyalarını istedikleri gibi düzenleyebilir ve yönetebilir.
1. Dosya Geçmişi ve Karşılaştırma Seçenekleri
Dosya Geçmişi ve Versiyon Kontrolü
RIVER’ın DMS özelliği, yüklenen her dosyanın geçmişini titizlikle kaydederek, kullanıcıların dosyaların her versiyonuna erişim sağlamaktadır. Yüklenen bir dosya tekrar yüklendiğinde, sistem otomatik olarak yeni bir versiyon oluşturur ve bu versiyonları sıralar.Kullanıcılar, dosyalarının herhangi bir önceki versiyonuna kolayca erişebilir, indirebilir, dosyaları karşılaştırabilir ve bu sayede dosyalarının gelişimini adım adım takip edebilirler.
İzinlere Bağlı Versiyon Kontrolü
RIVER’ın versiyon kontrol sistemi, dosya izinleriyle entegre bir şekilde çalışmaktadır. Kullanıcılar, sadece kendi dosyalarının değil, aynı zamanda diğer kullanıcıların dosyalarının geçmiş versiyonlarına da erişim sağlayabilmektedirler, ancak bu erişim yetkileri dosya izinlerine tabidir. Örneğin, bir kullanıcı yalnızca dosyayı görebilirken, indirme yetkisi olmayabilir. Bu, dosya güvenliğini maksimum düzeyde tutar ve sadece yetkilendirilmiş kullanıcıların belirli versiyonları erişebilmesine olanak tanımaktadır.
Dosya Karşılaştırma ve Python Algoritmaları
Dosya karşılaştırma işlemi, RIVER’ın DMS özelliğinde kullanılan özel olarak geliştirilmiş Python kodu ile gerçekleştirilmektedir. Python dilinin sunduğu güçlü kütüphane destekleri sayesinde, dosyalar arasındaki farkları belirlemek ve göstermek için kullanılmaktadır.Dosya karşılaştırma sistemimiz çoğu algoritmaları destekler, ancak genellikle “Myers” algoritması kullanılmaktadır.
Myers Algoritması
Myers algoritması, iki metin arasındaki en kısa farkı bulan bir algoritmadır. Bu algoritma, değişiklikleri tespit etmek ve kullanıcılara dosyalar arasındaki farkları anlamak için etkili bir şekilde çalışmaktadır. RIVER’ın DMS özelliği, Myers algoritmasının gücünden yararlanarak kullanıcılara dosyalarının farklı versiyonları arasındaki değişiklikleri detaylı bir şekilde inceleme ve takip etme imkanı sunmaktadır. Bu sayede, kullanıcılar dosyalarının evrimini daha iyi anlayabilir ve iş süreçlerini daha etkin bir şekilde yönetebilmektedir.
2. OCR ve Speech To Text Teknolojileri
OCR (Optik Karakter Tanıma) Nedir?
OCR, Optik Karakter Tanıma’nın kısaltmasıdır ve görsel içeriğin metne dönüştürülmesini sağlayan bir teknolojidir. Bu teknoloji, yazılı ya da basılı metinleri tarar, anlar ve bilgisayarlar tarafından işlenebilir metin formatına çevirmektedir. RIVER’ın DMS içindeki OCR özelliği, kullanıcılara resim içeren dokümanlardaki metinleri otomatik olarak tanıyıp kayıt altına alma imkanı sunmaktadır.
OCR’ın Kullanım Alanları ve RIVER’daki Rolü
OCR teknolojisi, özellikle belge yönetimi, arşivleme ve metin tabanlı aramalarda etkili olmaktadır. RIVER, OCR teknolojisini kullanarak kullanıcıların resim içerikli dökümanlardaki metinlere kolayca erişmelerini ve bu metinleri aramalarını sağlamaktadır. Kullanıcılar, sadece dosyalarını yükleyerek, resim içindeki metinleri otomatik olarak tanıyabilir ve bu metinlere dayalı olarak dosyalarını yönetebilmektedirler.
Speech To Text (STT) Nedir?
Speech-to-Text (STT) teknolojisi, ses dosyalarındaki konuşmaları yazılı metin formatına dönüştüren bir inovasyondur. STT, birçok sektörde kullanılmakta olup,transkripsiyon, metin madenciliği, otomatik alt yazı oluşturma ve sesli komut sistemleri gibi birçok uygulama alanına sahiptir[5]. RIVER’ın DMS içindeki STT özelliği, kullanıcılara ses dosyalarındaki içeriği metin formatında kaydetme imkanı sunmaktadır.
STT’nin Kullanım Alanları ve River’daki Rolü
STT teknolojisi, özellikle konuşma analizi, metin madenciliği ve sesli komut sistemlerinde yaygın olarak kullanılmaktadır. River, bu teknolojiyi kullanarak kullanıcıların ses dosyalarındaki konuşmaları metin formatında saklamasına ve daha sonra metin tabanlı aramalar yapmasına olanak tanımaktadır. Kullanıcılar, ses dosyalarını yükleyerek, bu dosyaların içeriğini metin formatında elde edebilir ve bu sayede ses dosyalarını daha etkili bir şekilde yönetebilmektedirler.
RIVER’ın Entegrasyonu ve Kullanıcı Dostu
RIVER, OCR ve STT teknolojilerini kullanmak için ek bir kurulum veya entegrasyon gerektirmez. Kullanıcılar, dosyalarını yükledikleri anda otomatik olarak bu teknolojilerin avantajlarından faydalanabilirler. Ayrıca, yükleme işlemleri sürerken, kullanıcılar bu teknolojilerin işlemlerini beklemek zorunda kalmazlar, bu da zamandan tasarruf sağlar. RIVER, kullanıcı dostu arayüzü ve otomatik işlemleriyle, kullanıcıların döküman yönetimi süreçlerini daha kolay ve verimli hale getirmektedir
3. Dosya İzinleri
RIVER’ın Kapsamlı Yetki Yönetimi
RIVER’ın DMS özelliği, kullanıcılara dosya izinlerini dosya ve klasör bazında hassas bir şekilde yönetme olanağı sunar. Bu yetki seviyeleri, DMS adminleri tarafından belirlenir ve kullanıcılara belirli işlemleri gerçekleştirme yetkisi tanımaktadır.
Dosya Bazında Yetkilendirme
DMS, her dosya için özel yetkilendirme seçenekleri sunmaktadır. Örneğin, bir kullanıcı yalnızca belirli bir dosyayı görüntüleyebilir ancak indirme yetkisi olmayabilir. Bu, hassas ve gizli bilgilere sahip dosyaların sadece belirli kullanıcılara açılmasını sağlamaktadır. Örneğin, finans departmanındaki bir çalışanın mali raporları görüntüleme yetkisi olabilir, ancak indirme yetkisi olmayabilir.
Klasör Bazında Yetkilendirme
Klasör bazında yetkilendirme, belirli bir klasörde yer alan dökümanlara özel izinler belirlemeyi sağlamaktadır. Bu, benzer projelerin dokümanlarını içeren bir klasöre sadece ilgili departmanın veya ekip üyelerinin erişimini sağlamak için kullanışlıdır.
Kullanım Örnekleri
- Proje Yönetimi:
○ DMS adminleri, bir proje klasörü oluşturur ve sadece proje ekibi üyelerine erişim verir.
○ Projeye özgü dokümanlar, sadece ilgili departman veya ekibin düzenleme yetkisiyle erişebilir.
○ Dökümanların geçmişi, sadece proje yöneticisi ve DMS adminleri tarafından görüntülenebilir.
- Finans Departmanı:
○ Finans departmanı çalışanları, mali raporlara erişebilir ancak sadece görüntüleme yetkisi vardır.
○ Özel bir dosya, finans müdürü tarafından belirlenen yetkilerle sadece belirli kullanıcılara açılabilir.
- Hukuk Departmanı:
○ Hukuk departmanı, yasal belgeleri içeren bir klasöre tam erişim hakkına sahiptir.
○ Dökümanlar üzerindeki her değişiklik, dosya geçmişi üzerinden takip edilebilir ve geri alınabilir.
Özelleştirilebilir Kullanım
RIVER’ın Döküman Yönetim Sistemi, kullanıcıların iş süreçlerini daha etkin bir şekilde yönetmelerine olanak tanıyan güçlü bir araçtır. Parçalı indirme/yükleme, dosya karşılaştırma, OCR ve Speech To Text gibi özellikleriyle, RIVER, kullanıcıların dosyalarını güvenli bir şekilde yönetmelerine ve iş süreçlerini daha verimli bir şekilde yürütmelerine katkıda bulunmaktadır.
Bu özellikler dışında, iş akış süreçlerinizle entegre şekilde kullanılabilen DMS dosya bazın şifrelenmiş veya süre ile sınırlanmış erişim linkleri alabilmenize de olanak sağlamaktadır
Paylaş
Blog
22.02.24
15.02.24
